Cinco formas rápidas de recortar y mejorar la redacción comercial

El Comercio

25 de octubre de 2008

Internet ha cambiado drásticamente la forma en que la gente lee y absorbe información. En este escenario, son cada vez más importantes la concisión y la precisión

Por John Clayton

En estos tiempos en los que todos estamos trabajando mejor y más rápido y en el que Internet ha cambiado drásticamente la forma en la que la gente lee y absorbe la información, la redacción comercial necesita ser rigurosamente concisa, pero a la vez debe proporcionar información compleja de forma clara y persuasiva.

Si usted es como la mayoría de las personas, lo más probable es que cuando termina de redactar toda la información crucial su documento tenga el doble de largo de lo que debería tener. Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico, la descripción de un proyecto de 200 palabras, o el resumen ejecutivo de un informe complejo, su desafío es el mismo: reducir el largo sin perder el sentido. Y tiene una ventaja: al tiempo que recorta palabras, da formato para que sea más fácil de leer y reemplaza las generalizaciones, también mejora su escritura... y mucho.

1. EXAMINE LA ESTRUCTURA

¿Qué partes de los cimientos o soportes del techo se pueden eliminar sin que colapse toda la estructura? La recomendación de siempre de primero hacer un borrador y luego revisar el mensaje podría todavía servir para informes largos, pero para la mayoría de los escritos comerciales eso de levantar tres paredes donde una es más que suficiente no funciona. No anuncie lo que va a decir, solo dígalo.

Por ejemplo, usted puede estar siguiendo las instrucciones de su profesor de inglés que le dijo que en el párrafo introductorio se debía incluir una oración por cada punto que tocara. Este es un recorte fácil: borre el párrafo introductorio y sáltese de frente al mensaje. Además, los cimientos que haya construido pueden ser más de los que necesita. Por ejemplo, quizá haya incluido información detallada de los antecedentes. ¿Su audiencia necesita estos detalles para poder entender y ser persuadida por su argumento? Si es que no los necesita, resúmalos de manera concisa y vaya directo al punto.

2. APÉGUESE A LO ESPECÍFICO

Las especificaciones son la carne de su mensaje y las generalizaciones son los carbohidratos. Ponga su redacción en una dieta alta en proteínas. Una buena anécdota o estadística, además de trasmitir mejor su mensaje, se quedará más tiempo en la mente de su audiencia que una generalización. Piense en cómo los políticos, en sus discursos o debates, invierten tanto de su preciado tiempo en anécdotas.

3. DÉLE UN FORMATO DE TAL FORMA QUE SE ENTIENDA RÁPIDO

Los elementos gráficos --encabezados, viñetas y tablas-- pueden ayudarle a transmitir su mensaje en menos palabras.

- Los encabezados y las viñetas. Los encabezados son útiles porque enfatizan los puntos principales, eliminan la necesidad de usar oraciones temáticas, crean un espacio en blanco y ayudan a que los lectores puedan leerlo rápidamente. Pero su formato usual --toda una línea para ellos solos, en la mayoría de los casos seguidos de una línea en blanco-- ocupa espacio.

Si quiere ahorrar espacio sin perder los encabezados, conviértalos en encabezados continuos como el que está al principio de este párrafo. Además estimulan al escritor a trozar la información en bocados pequeños y digeribles, como en esta lista.

- Tablas. Use tablas en lugar de texto continuo, si quiere comparar o contrastar varias opciones. Por ejemplo, no tendrá que repetir una y otra vez los nombres de varias compañías, o el criterio que está utilizando en cada una de ellas. Y lo más importante, las tablas presentan comparaciones complejas de forma sucinta.

- Mapas y diagramas. Piense en cuánto le toma dar direcciones: Maple St. está en el tercer semáforo. Hay un Denny's en la esquina y un vendedor de autos usados en la otra, pero si se llega a los límites de la ciudad de Clarksdale ya se pasó. Un mapa brinda la misma información de manera concreta y accesible. Los organigramas, gráficos y diagramas transmiten relaciones complejas de formas fáciles.

- Énfasis. Para asegurarse de que su audiencia recuerde lo que está diciendo, usted podría estar tentado a usar frases como: "Este es el punto más importante" o "Si rescatamos algún mensaje del documento, este sería". Es mejor si escribe el mensaje principal en negrita para transmitir su importancia visualmente.

4. BAJE EL TONO

Escribir para una audiencia comercial puede hacer que el mejor de los redactores adopte el modo formal y burocrático. Cuando se escribe de esta manera se usan palabras más rimbombantes, construcciones más complejas y oraciones más largas. Si cambia la redacción a un tono más informal, la escritura concisa le saldrá más natural.

5. CORTE Y COMBINE

Revise su documento oración por oración, buscando encontrar formas de eliminar palabras y combinar dos oraciones en una. Veamos este pasaje: "Esta presentación examina los beneficios de la tercerización. Mi recomendación es que se reduzcan los gastos directos tercerizando los procesos complementarios, tales como servicio al cliente, satisfacción del cliente y otras funciones de soporte".

La primera oración es un peso muerto. Bórrela y escriba: "Podríamos reducir significativamente los gastos directos tercerizando funciones complementarias como las de servicio y satisfacción del cliente". Ya anunció su tema y precisó su posición de una manera mucho menos densa que la del original.